Kurumsal Akademi Nasıl Kurulur? Şirket İçi Eğitim Akademisi Rehberi
Kurumsal akademi kurmak için eğitim hedeflerini iş hedeflerine bağlar, organizasyon yapınızı birimler olarak platforma taşır, eğitim kataloğunu oluşturur, atama ve takip kurallarını belirler ve sonuçları raporlarla izlersiniz. Kurum içi bir LMS bu adımların hepsini tek yerde toplar.
Kurumsal akademi kurmak için önce eğitim hedeflerini iş hedeflerine bağlarsınız; ardından organizasyon yapınızı birimler olarak platforma taşır, eğitim kataloğunu oluşturur, kimin hangi eğitimi ne zamana kadar alacağını belirler ve sonuçları raporlarla izlersiniz. Kurumsal akademi, şirketin bütün çalışan, bayi ya da müşteri eğitimlerinin tek bir markalı platformda toplandığı yapıdır.
Bu rehber, kurumsal akademiyi bir "eğitim videoları klasörü" olmaktan çıkarıp yönetilebilir bir öğrenme sistemine dönüştürmek için izlenecek yolu anlatır.
Kurumsal akademi neden kurulur?
Çoğu şirkette eğitim; yılda birkaç kez düzenlenen salon eğitimlerine, e-postayla gönderilen sunumlara ve elle tutulan katılım listelerine sıkışır. Sorun eğitimin yapılmaması değil, izlenememesidir. Kurumsal akademi şu soruları yanıtlanabilir hâle getirir:
- Yeni başlayan çalışan ilk haftasında neyi öğrenmeli ve öğrendi mi?
- Zorunlu eğitimi kimler tamamlamadı?
- Hangi şube ya da departman geride kalıyor?
- Bir ürün eğitimi satış ekibinin tamamına ulaştı mı?
1. Aşama: Hedefleri ve kapsamı belirleyin
Akademinin kime hizmet edeceğini yazılı olarak tanımlayın. Kurumsal akademiler genellikle şu kitlelerden bir ya da birkaçına yöneliktir:
| Kitle | Örnek eğitimler |
|---|---|
| Yeni çalışanlar | Oryantasyon, şirket kültürü, sistemlerin kullanımı |
| Tüm çalışanlar | İş sağlığı ve güvenliği, bilgi güvenliği, etik |
| Satış ve saha ekipleri | Ürün eğitimleri, satış teknikleri |
| Yöneticiler | Liderlik ve gelişim programları |
| Bayi ve iş ortakları | Ürün, süreç ve hizmet standartları |
| Müşteriler | Ürün kullanım eğitimleri |
Her kitle için bir ya da iki ölçülebilir hedef koyun: "Yeni çalışanların tamamı ilk iki hafta içinde oryantasyonu bitirir" gibi.
2. Aşama: Organizasyon yapınızı akademiye taşıyın
Büyük ve dağınık kurumlarda eğitimi kişi kişi yönetmek sürdürülebilir değildir. Bu yüzden ilk teknik adım, organizasyon şemanızı akademiye aktarmaktır.
UZEM'de organizasyon birimleri ile departman, şube, bölge ve mağazalarınızı iç içe bir ağaç olarak tanımlarsınız. Birimleri ve üyeleri CSV dosyasıyla toplu aktarabilirsiniz. Bir kursu bir birime atadığınızda o birim ve alt birimlerindeki herkes kursa kaydolur; birime sonradan eklenen kişi de atanmış kurslara otomatik kaydolur.
Roller hazırdır: yönetici, eğitmen ve öğrenci. Bir kişiyi birim yöneticisi yaptığınızda, o kişi yalnızca kendi birim ve alt birimlerinin eğitim verisini salt okunur olarak görür; başka birimlerin verisine erişemez.
3. Aşama: Eğitim kataloğunu oluşturun
Katalog, akademinin vitrinidir. Eğitimleri kategorilere ayırın ve her eğitimi bir kurs olarak kurun. Uzun eğitimleri modüllere bölmek için kurs içindeki program yapısını kullanın.
İçerik hazırlarken şu ilkeler işe yarar:
- Kısa dersler: Uzun bir sunumu birkaç kısa videoya ve bir belgeye bölmek, tamamlama oranını artırmaya yardımcı olur.
- Her modülün sonunda kısa test: İzlemenin anlamaya dönüştüğünü doğrular.
- Tekrar kullanılabilir soru bankası: Aynı konu farklı dönemlerde aynı kalitede sorularla ölçülür.
- Sertifika: Kurs tamamlandığında otomatik oluşan, QR kodla doğrulanabilen belge, eğitimin kayıt altına alınmasını kolaylaştırır.
4. Aşama: Atama ve takip kurallarını belirleyin
Kurumsal akademinin asıl gücü atama ve takipte ortaya çıkar.
Oryantasyon
Yeni çalışanın ilk haftasını bir kez program olarak kurun. Zamanlı içerikle her ders, çalışanın kursa kaydolduğu tarihten belirli gün sonra açılır; böylece her yeni çalışan aynı ritimle ilerler. Onboarding çözüm sayfası bu kurguyu ayrıntılı anlatır.
Zorunlu eğitimler
İş sağlığı ve güvenliği ya da bilgi güvenliği gibi eğitimlerde son tarih, hatırlatma ve geçerlilik süresi önemlidir. UZEM'in zorunlu eğitim modülü kursu kişilere ya da birimlere son tarihle atar, hatırlatmaları her gün kendiliğinden gönderir ve geçerlilik süresi dolan kayıtları raporlar. Bu modül kurumsal modüllerdendir ve talep üzerine, kurumsal görüşmeyle kurumunuz için açılır.
Gelişim programları
Birbirini izleyen kurslardan oluşan programlar için öğrenme yolları kullanılabilir: önceki zorunlu adım tamamlandığında sıradaki kurs açılır. Öğrenme yolları da talep üzerine açılan kurumsal modüller arasındadır.
5. Aşama: Erişim ve güvenliği düzenleyin
Kurum içi bir akademide vitrinin herkese açık olması gerekmez. Özel portal modunda vitrin kapanır ve yalnızca giriş ekranı görünür. Çalışanların şirket hesaplarıyla giriş yapması isteniyorsa kurumsal giriş (SSO) modülü, OIDC ile Microsoft Entra ID ya da Google Workspace üzerinden çalışır; kullanıcı hesaplarını kimlik sağlayıcınızdan eşitlemek için SCIM 2.0 kullanılabilir. Her ikisi de talep üzerine açılır ve kurumunuzun kendi kimlik sağlayıcısını kullanır.
6. Aşama: Ölçün ve paylaşın
Raporlar kurumsal akademinin yönetime verdiği hesaptır. Kurs izleme, sınav sonuçları, sertifikalar ve birim bazlı tamamlama verilerini filtreleyip CSV, Excel ya da PDF olarak alabilirsiniz. Kaydettiğiniz bir raporu haftalık ya da aylık e-postayla istemek, düzenli yönetim toplantılarına hazırlığı kolaylaştırır.
Planlama tarafını ayrıntılı ele almak için personel eğitimi nasıl planlanır yazısını okuyabilirsiniz.
Kurumsal akademilerde sık yapılan hatalar
- Önce içerik, sonra yapı: Yüzlerce video yüklenip birim yapısı sonradan düşünüldüğünde atamalar elle yapılmak zorunda kalır. Önce birimleri, sonra kataloğu kurun.
- Herkese her şeyi atamak: Kişiyle ilgisi olmayan eğitimler, gerçekten önemli olanların gözden kaçmasına yol açar. Atamaları birim ve rol ihtiyacına göre yapın.
- Ölçmeden tamamlama saymak: Videonun açılıp kapatılması öğrenme değildir. UZEM'de video dersi, videonun %90'ı gerçekten izlendiğinde tamamlanır; kısa testlerle bunu destekleyin.
- Yöneticileri sürecin dışında bırakmak: Birim yöneticileri ekiplerinin durumunu kendileri görebildiğinde, takip yükü eğitim ekibinin omzundan kalkar.
- İçeriği güncellememek: Süreç ya da ürün değiştiğinde eski eğitim yanlış bilgi yaymaya başlar. Her eğitime bir içerik sorumlusu atayın.
Kurumsal akademi kurulum özeti
- Hedefleri ve kitleleri tanımlayın.
- Birim yapısını ve kullanıcıları CSV ile aktarın.
- Kataloğu kurs ve program yapısıyla oluşturun.
- Oryantasyonu zamanlı içerikle programlayın.
- Zorunlu eğitim ve gelişim programları için atama kurallarını belirleyin.
- Erişim yöntemini seçin: davetle giriş, özel portal ya da kurumsal giriş.
- Raporları düzenli izleyin ve içeriği güncelleyin.
Sık sorulan sorular
Kurumsal akademi ile LMS arasındaki fark nedir?
LMS bir yazılımdır; kurumsal akademi ise bu yazılım üzerinde şirketinize göre kurulan eğitim yapısıdır. Katalog, birimler, atama kuralları ve marka bir araya geldiğinde LMS kurumsal akademiye dönüşür.
Eğitmen ve yöneticiler lisans tüketir mi?
Hayır. UZEM'de lisans yalnızca aktif öğrenciler için sayılır; eğitmen ve yönetici hesapları ile pasif öğrenciler lisans tüketmez.
Şube müdürleri kendi ekiplerini görebilir mi?
Evet. Birim yöneticisi olarak atanan kişi, kendi birim ve alt birimlerindeki kişilerin eğitim verisini salt okunur olarak izler.
Zorunlu eğitim ve SSO hangi pakette var?
Zorunlu eğitim, öğrenme yolları ve kurumsal giriş (SSO) gibi kurumsal modüller talep üzerine, kurumsal görüşmeyle kurumunuz için açılır. Video, sınav, sertifika, birimler ve raporlar her pakette yer alır.
Kurumsal akademinizin temelini bugün atabilirsiniz: ücretsiz hesap oluşturun, birim yapınızı aktarın ve ilk eğitiminizi yayınlayın.